Belegaufbereitung von Einnahmen-Ausgaben-Rechnern (EAR)

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch die Ausübung Ihrer selbständigen/gewerblichen Tätigkeit verursacht werden. D.h. jede Ausgabe muss „verständlich“ (selbsterklärend) oder „erklärbar“ sein und in unmittelbarem Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit stehen.

Einnahmen sind all jene Zahlungseingänge (Bank oder bar), die Sie NICHT aus einem nichtselbstständigen Arbeitsverhältnis beziehen und beinhalten auch Einnahmen aus Tauschgeschäften.
(Gehalt/Lohn = Bezug aus nichtselbständiger Arbeit; Werkvertrag/freier Dienstvertrag = Bezug aus selbständiger Arbeit)

Ausschlaggebend ist das Datum der Bezahlung!
(bei der Bank das Valuta-Datum, nicht das Datum des Kontoauszuges!
Bei Kreditkartenzahlungen das Datum der Abbuchung vom Bankkonto!)

Sortieren der Belege in folgenden Belegkreisen:
(NICHT in Kategorien wie zB. Büromaterial, Taxi,... !!!)

- Barverrechnung (bar bezahlte Rechnungen und Zahlungen über privates Bankkonto)
- Bank (wenn rein betrieblich; mehrere möglich)
- Wareneingangsbuch (für gewerbliche EAR verpflichtend!)
- sonstiges (z.B. Lohnverrechnung, Tauschgeschäfte)

Belege innerhalb eines Belegkreises chronologisch aufsteigend nach Zahlungs-Datum sortieren! (bei der Bank richtet man sich nach den Kontoauszügen: unten liegt der 1.1. und oben auf der 31.12.)

Bank-Abschluss vom 31.12. des abgelaufenen Jahres bitte immer beilegen!
ACHTUNG! wird manchmal erst am Auszug Nr. 1 des nächsten Jahres gebucht

Rechnungen, die über die Bank bezahlt sind, bitte zum Konto-Auszug dazuhängen

Privates Bankkonto durchsuchen, ob betriebliche Ein- oder Ausgänge zu berücksichtigen sind – wenn ja, den entsprechenden Beleg kopieren und bei der Barverrechnung abhängen (nicht das ganze Privat-Konto mitschicken! - bitte beachten Sie aber, dass dadurch das private Konto bei einer Prüfung vom Finanzamt auch geprüft wird)

bitte auch „erklärenden Schriftverkehr“ zu den Zahlungen oder Eingängen beilegen (zB: bei Versicherungszahlungen aufgrund von Schadensfällen)

neu abgeschlossene Verträge (z.B. Leasing-, Miet-, Dienst-, Kaufverträge) beilegen

Belege lochen und einzeln in einem Ordner abhängen („nicht zu Paketen verschnüren“)

zu kleine Belege bitte auf einen größeren Zettel heften, den man lochen kann (NICHT mehrere Belege auf einen großen Zettel heften)

Aufstellung der Reisen (leserlich!) und Belege beilegen (zB: Flug, ÖBB, Hotel,...)! Wichtige Informationen: wer, wann, wo, welches Geschäft, KM-Geld, Diäten, sonstige Ausgaben,...

Bei Rechnungen ab € 150,-- brutto Rechnungsmerkmale beachten!

UID-Nummer der Geschäftspartner regelmäßig prüfen. Nur eine gültige UID-Nr. gewährleistet den Vorsteuerabzug oder die Steuerfreiheit!

WICHTIG:

Thermo-Belege kopieren (weil diese verblassen und dann als Betriebsausgabe nicht mehr zulässig sind)

Bei Bewirtungs- und Geschenk-Rechnungen immer dazu vermerken mit wem (bzw. für wen) und zu welchem Geschäft. „Der Werbecharakter muss überwiegen!“

Rechnungen, die elektronisch (zB per E-Mail) verschickt bzw. erhalten werden (auch Rechnungskopien), müssen seit 01.01.2006 durch eine „Qualifizierte digitale Signatur“ gekennzeichnet werden, sonst ist die Rechnung nicht rechtsgültig und darf nicht gewinnmindernd berücksichtigt werden.

Per Fax verschickte Rechnungen werden derzeit noch anerkannt.

Bitte achten Sie auch beim Fahrkarten-Kauf darauf, dass auf der Rechnung (bzw. am Fahrschein) das Datum und der Steuersatz von 10% vermerkt sind, da sonst kein Vorsteuer-Abzug möglich ist.

Bei der Fachliteratur ist zu beachten, dass der Vermerk „Fachbuch“ (oder ähnliches) auf der Rechnung nicht ausreicht, es müssen die gekauften Titel angeführt werden (es muss ein eindeutiger Bezug zur Tätigkeit gegeben sein)!

Die Richtigkeit unserer Arbeit hängt wesentlich von Ihren Angaben und Unterlagen ab! In diesem Sinne hoffen wir auf eine gute Zusammenarbeit!

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