Rechnungsbestandteile
Fahrausweise, Reisegepäckverkehr
Rechnungen in Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen
Voraus- und Anzahlungsrechnung, Endrechnung
Rechnungen für Reverse-Charge-Leistungen und Bauleistungen
Eine Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entspricht.
Fehlt auch nur ein Merkmal oder sind die Angaben unvollständig, wird spätestens bei einer Betriebsprüfung der Vorsteuerbetrag zur Nachzahlung vorgeschrieben werden. Prüfen Sie daher die Rechung am besten vor der Zahlung, da nur so der Aussteller der Rechnung gezwungen werden kann, diese bei Bedarf zu korrigieren.
Um den Formvorschriften zu genügen, muss eine Rechnung folgende Merkmale aufweisen:
- Name und Anschrift des liefernden und des empfangenden Unternehmers
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum über den sich die sonstige Leistung erstreckt. Bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen, die abschnittsweise abgerechnet werden, genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes, soweit dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt.
- das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz
- der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- falls eine Steuerbefreiung besteht: ein Hinweis darauf, dass die Lieferung oder sonstige Leistung steuerbefreit ist, und die gesetzliche Grundlage für die Steuerbefreiung
- das Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des liefernden Unternehmers
-
seit 1.7.2006:
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des empfangenden Unternehmers, wenn der Rechnungsbruttobetrag € 10.000,00 übersteigt.
Unternehmer sind seit 2004 generell verpflichtet, Rechnungen über Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer oder Körperschaften auszustellen.
Ab 2008 ist ein Unternehmer bei Erbringung von steuerpflichtigen Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch gegenüber Privaten verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Die Rechnungsausstellung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes erfolgen.
Bei Kleinbetragsrechnungen (das sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 € nicht übersteigt), genügen folgende Angaben:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Tag der Lieferung oder Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
- das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
- der Steuersatz
- Rechungsdatum
Fahrausweise, Reisegepäckverkehr
Fahrausweise, die für die Beförderung im Personenverkehr ausgegeben werden, und Belege im Reisegepäckverkehr müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Unternehmers, der die Beförderung ausführt
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Steuersatz (kann im Eisenbahn-Personenverkehr entfallen)
Rechnungen in Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen
Innergemeinschaftliche (ig.) Lieferungen sind seit 1.1.1995 von der Umsatzsteuer befreit und ersetzen innerhalb des Gemeinschaftsgebietes die Ausfuhrlieferung (diese ist nur mehr im Verhältnis mit Drittländern anzuwenden).
Unternehmer, die eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführen, sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Diese Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- einen Hinweis auf die Steuerfreiheit
- die eigene UID-Nummer
- die UID-Nummer des Abnehmers
- keine Verrechnung und kein Ausweis von Umsatzsteuer
Darüber hinaus sind ein buchmäßiger Nachweis und ein Ausfuhrnachweis erforderlich. Der Buchnachweis wird erbracht, indem die Lieferung mit folgenden Daten aufgezeichnet wird:
- Name, Anschrift und UID-Nr. des Abnehmers
- Name, Anschrift des Beauftragten (in Abholfällen)
- handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstandes
- Tag der Lieferung
- das vereinbarte Entgelt
- Art und Umfang einer eventuellen Bearbeitung vor der Beförderung
- die Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet
- Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet
Der Ausfuhrnachweis wird bei Beförderung/Versendung i.d.R. vom Spediteur erbracht (entsprechende Dokumente aufbewahren!), bei Abholung durch den Empfänger oder Lieferung durch den Unternehmer selbst gelten verschärfte Bestimmungen.
Achtung! Bei Nichtvorliegen der Nachweise kann die Steuerfreiheit versagt werden!
Voraus- und Anzahlungsrechnung, Endrechnung
Auch für Vorauszahlungs- und Anzahlungsrechnungen gelten grundsätzlich die allgemeinen Rechnungsmerkmale (siehe oben). Daneben sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigen:
- Als Zeitpunkt der Lieferung gilt der (vereinbarte) voraussichtliche Zeitpunkt oder Zeitraum. Für den Fall, dass der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung noch nicht feststeht, genügt der Hinweis, dass diesbezüglich noch keine Vereinbarung getroffen wurde.
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An die Stelle des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrages für die Leistung tritt das vor der Ausführung der Leistung vereinnahmte oder angeforderte Entgelt (Teilentgelt) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag.
Aus der vor Ausführung der Leistung erstellten Abrechnungsurkunde muss zweifelsfrei ersichtlich sein, dass damit über eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird. Daher empfiehlt sich eine entsprechende Bezeichnung der Abrechnung (z. B.: Anzahlungsrechnung über die am... fällig werdende Abschlagszahlung) unter Angabe des Ausstellungsdatums sowie eine ergänzende und klarstellende Formulierung im Abrechnungstext der Vorauszahlungsrechnung (Hinweis auf den in der Zukunft liegenden Leistungszeitpunkt).
Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet (Endrechnung), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Teilentgelte Voraus- oder Anzahlungsrechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt worden sind. Es genügt auch, wenn der Gesamtbetrag der vorausgezahlten Teilentgelte und die hierauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe abgesetzt werden.
Rechnungen für Reverse-Charge-Leistungen und Bauleistungen
Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Diese Rechnungen müssen zusätzlich enthalten:
- Hinweis, dass die Steuerschuld gem. 19 (1) oder 19 (1a) UStG auf den Leistungsempfänger übergeht
- UID-Nr. des Leistungsempfängers
- Keine Verrechnung und kein Ausweis von Umsatzsteuer
Bei berichtigten Rechnungen ist neben einem deutlichen Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung (Rechnungsnummer) auch ein Nachweis erforderlich, dass die berichtigte Rechung dem Empfänger zugekommen ist.
müssen einen Hinweis enthalten, dass es sich um eine Abschrift handelt.
Alle Angaben erfolgen trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr. Für individuelle Beratung steht Ihnen Ihr fair-steuern-Team jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.
Stand 04.10.2011
